Oxford English Dictionary kertoo, että palaute (feedback) on neuvoja, kritiikkiä tai tietoa siitä, miten hyvää tai hyödyllistä jokin tai jonkun työ on.
Itse lisäisin määritelmään vielä tällä hetkellä ja palautteen antajan näkökulmasta. Harva, jos kukaan, nimittäin kykenee antamaan täysin objektiivista tietoa siitä, miten hyvää tai hyödyllistä jokin tai jonkun työ on. Sen sijaan jokainen kykenee kertomaan totuudellisen arvion siitä, miten hyvältä tai hyödylliseltä joku asia tai jonkun toisen työ juuri nyt henkilöstä itsestään näyttää.
Kun palautteesta puhutaan, keskitytään usein sen antamisen ja vastaanottamisen taitoihin. Miten annetaan palautetta rakentavasti? Kuinka sitä otetaan vastaan taidokkaasti? Mutta Sheila Heen ja Douglas Stone painottavat kirjassaan Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well, että palautteen vastaanottamisen taitoihin liittyy keskeisesti proaktiivisuus eli palautteen pyytämisen taidot: pyydä palautetta, jotta saat parempaa palautetta.
Pyydä palautetta rajallisesta määrästä asioita
Meillä ei ole ihan hirvittävästi liikaa voimavaroja käytössämme. Haasteisiin ja kehityskohteisiin keskittyminen varastaa niistä ison osan. Lisäksi rajallinen keskittymiskykymme takaa sen, että voimme pitää mielen päällä vain kourallista asioita kerrallaan.
Siksi kannattaa valita ja keskittyä kehittämään vain yhtä tai kahta asiaa kerrallaan. Tällöin keskittymiskykymme ei hajaudu liian moneen asiaan, eikä kehitettävien asioiden kokonaisuus tai määrä tunnu ylitsepääsemättömän suurelta. Tiedämme kokemuksesta, että pieniä muutoksia ja kehityshankkeita on helpompi viedä maaliin kuin suuria elämäntaparemontteja.
Jos esimerkiksi kehitettävää on itseilmaisun taidoissa ja joskus on tullut saaneeksi palautetta, että omaa viestintää pitäisi vähän kehittää, saattaa syntyä (pakko-portaaltakin) tuttu päätös: “Nyt mun on vaan pakko tästä eteenpäin ilmaista itseäni ystävällisesti ja pehmeästi ja ottaa muiden mielipiteet, ne älyttömätkin, huomioon rakentavasti.” Kunnioitettava päätös, mutta hirvittävän suuri ja vaikea toteuttaa kerralla.
Jos sen sijaan asiaa pilkkoo pienempiin kokonaisuuksiin, voi aloittaa esimerkiksi sähköposteista. Sähköposteja laatiessa on aikaa miettiä ja harkita (ja jopa kysyä toisen henkilön näkökulmaa omiin sanavalintoihin). Jos siis ottaa ensimmäiseksi tavoitteeksi kehittää sähköpostiviestintää rakentavampaan ja ystävällisempään suuntaan, on hyödyllistä pyytää palautetta nimenomaan siitä. Kun sähköpostiviestintä alkaa sujua automaattisesti, voi siirtyä eteenpäin kahdenkeskisiin keskusteluihin, asiakaspalavereihin, tiimiretroihin ja lopulta esimerkiksi ristiriitatilanteisiin.
Pyydä palautetta asiasta, jossa haluat kehittyä
Sen lisäksi, että on hyödyllistä valita pieni ja tarkasti rajattu alue, on hyvä miettiä myös sitä, missä asiassa oikeasti haluaa – ja voi – kehittyä. Meillä on kaikilla paljon asioita, joissa voisimme olla parempia. Osa niistä on helpommin opittavissa olevia, osa puolestaan hyvin haastavia ja syvään juurtuneita ominaispiirteitä tai toimintamalleja. Osa kehityskohteista on todella keskeisiä ja niillä on paljon vaikutusta työhömme tai ihmissuhteisiimme. Osan vaikutus ei ole niin tärkeä, ja siksi huomio ja voimavarat kannattaa kiinnittää ennemmin toisaalle.
Jos emme itse valitse kehityskohdetta ja pyydä palautetta siitä, saamme palautetta sekalaisesti mistä tahansa ja kaikesta. Jos saamme pyytämättä paljon palautetta niistä asioista, joita meidän on hyvin vaikea kehittää, saattaa iskeä epätoivo. Siksi valittujen kehityskohteiden osalta paitsi määrä ja koko myös järjestys on keskeistä onnistumisen kannalta – aloita pienestä, mahdollisesta, mutta tärkeästä.
Pyydä hyvin tarkasti palautetta
Kun on selvillä kehityskohde tai pari, on aika pyytää palautetta. Kehittämistä on hyvin vaikea tehdä ilman palautetta ja erityisesti rakentavaa, spesifiä palautetta. Jos saamme kuulla, että “viestintätaitoja pitäisi vähän kehittää”, se on hyvin vaikea toive toteuttaa. Kehittää miten? Mihin suuntaan? Missä hetkissä?
Kannattaa siis kysyä tarkentavia neuvoja, tarkempia toiveita ja selkeämpiä suuntaviivoja. Heen ja Stone mainitsevat kirjassaan, että palautetta on kolmenlaista: kiitosta, arviointia ja valmentamista. Pyydä siis valmentamista. Pyydä useilta eri ihmisiltä näkökulmia, ideoita ja apua siihen, kuinka asiassa tullaan hyväksi. Pyydä etenkin niiltä ihmisiltä, jotka osaavat jo sen, minkä sinä haluaisit osata.
Palautepyynnössä on hyvä olla mahdollisimman tarkka: “Olen saanut palautetta, että minun pitäisi kehittää itseilmaisua ja olen päättänyt aloittaa sähköpostiviestinnän kehittämisestä. Mikä minun sähköpostiviestinnässäni kaipaisi kehittämistä? Kuinka voisin olla asiallisempi ja ystävällisempi? Mikä viesteissäni aiheuttaa tylyn tai epäkohteliaan vaikutelman? Mitä voisin tehdä toisin? Millaisia vinkkejä ja neuvoja sinulla olisi?”
Tällaiseen palautepyyntöön on paljon helpompi vastata kuin yleisluontoiseen “Miten voisin viestiä paremmin?”, joskin kyllä siihenkin yleensä vastauksen saa, sillä ihmisillä on hyvin usein mielipiteitä toisten toiminnasta. Vastaus heijastelee kuitenkin henkilön itsensä mieltymyksiä ja näkemyksiä, eikä välttämättä auta kohti tavoitetta. Mitä tarkempaa palautetta pyydämme, sitä tarkemmin palaute palvelee juuri sitä, mitä haluamme itse kehittää. Sitä helpompi se on myös ottaa vastaan, koska osaamme jo odottaa, suorastaan toivoa, asiantuntevaa ja tarkkanäköistä palautetta.
Tarkka aluerajaus ja avun etsiminen
Lopuksi todettakoon, että tarkan kehityskohteen valinta auttaa myös etsimään tietoa, vinkkejä ja ideoita. Kun hakee internetin ihmekaupasta ideoita tai sisältöä “kuinka kirjoittaa ystävällinen sähköpostiviesti” saa todennäköisemmin laadukkaan ja konkreettisen vastauksen kuin hakemalla “kuinka viestiä paremmin”. Myös koulutuksien, videoiden, webinaarien, verkkokurssien, kirjojen ja muiden materiaalien hyödyllisyyttä on helpompi arvioida, kun tietää tarkemmin, mitä kaipaa ja tarvitsee.
Toisaalta apua voi etsiä myös tarkan aluerajauksen tekemiseen. Jos ei ole pienintäkään ajatusta siitä, mistä pitäisi aloittaa tai miten isompaa kokonaisuutta voisi pilkkoa pienemmäksi, kannattaa pyytää ensin apua ja palautetta juuri siitä. “Minun pitäisi kehittää itseilmaisuani rakentavammaksi ja ystävällisemmäksi. Mistä minun kannattaisi aloittaa, mihin minun pitäisi keskittyä ensimmäiseksi?”
Meillä on kasapäin ajattelun ammattilaisia, valmentajia ja mentoreita, työnohjaajia ja työpsykologeja, esihenkilöitä ja tiiminvetäjiä sekä erittäin taitavia kollegoita, jotka osaavat ja haluavat auttaa muita ihmisiä kehittymään. On viisasta hyödyntää heidän osaamistaan.
TL;DR: Pyydä palautetta itse
- Valitse kehitettäväksi yksi tai kaksi asiaa kerrallaan. Pieniä muutoksia ja kehityshankkeita on helpompi viedä maaliin kuin suuria elämäntaparemontteja.
- Pyydä palautetta juuri niistä asioista.
- Mieti, missä asiassa oikeasti haluat ja voit kehittyä.
- Pyydä palautetta juuri siitä asiasta.
- Pyydä palautetta tarkasti. Mitä tarkempaa palautetta pyydät, sitä paremmin palaute palvelee sinua.
- Tarkkaan palautepyyntöön on myös paljon helpompi vastata.
- Myös internetistä saa paremman vastauksen tarkkaan hakuun.
- Apua ja palautetta kannattaa pyytää. On viisasta hyödyntää toisten ihmisten osaamista itsensä kehittämisessä.
Lisää aiheesta
- Kuuntele Koodarikuiskaajan ihkaensimmäinen podcast-jakso Paljonko palautetta on riittävästi?
- Lue palautteesta Koodarikuiskaajan blogista