Kun aloitin virallisen työurani vuonna 2013, olin globaalissa korporaatiossa laajassa digiprojektissa viestintäassistenttina. Istuin viikossa kymmenissä palavereissa. Olin äimistynyt, suorastaan tyrmistynyt silloisesta palaverikulttuurista.
Palavereihin kutsuttiin hyvin paljon ihmisiä, iso osa varmuuden vuoksi. Kutsuissa ei ollut agendaa ja aiheetkin olivat epämääräisiä. Palaverissa ei kirjoitettu muistiinpanoja. Ei ollut selvää, mikä oli palaverin tarkoitus. Puhuttiin kyllä paljon, aina vähintään tunnin edestä.
Silti osallistujat eivät kuunnelleet palavereissa, vaan oli hyvin tyypillistä, että niiden aikana tehtiin muita töitä. Jos joku esitti kysymyksen, toinen pyysi usein toistamaan sen, koska ei ollut kuunnellut. Kaikki tuntui suurenmoiselta ajan hukalta.
Ajattelin, että tällainen sekoilu olisi jo tähän päivään mennessä lopetettu. Olen kuitenkin kuullut tarinoita, että ei ole.
Kuinka muuttaa palaverikulttuuria sisältäpäin
Emme ehkä ihan vain voi lakata menemästä palavereihin, vaikka kuinka haluaisimme. Sen sijaan voimme muuttaa palaverikulttuuria sisältäpäin. Arjen palaverianarkismi suojelee ihmistä itseään turhilta tapaamisilta. Pienistäkin teoista kumuloituu isoja seurauksia, kun niitä tekee johdonmukaisesti ja tartuttaa niitä muihinkin.
Selvitä palaverin agenda
Kun sähköpostiin napsahtaa agendaton kalenterikutsu, parasta olisi lähettää perään viesti ja kysyä, mikä on palaverin agenda. Jos tämä tuntuu liian aggressiiviselta, voi asian voi esittää myös näin:
“Mikä on minun roolini tässä palaverissa? Mitä minulta odotetaan ja kuinka voisin valmistautua?”
Eräs ohjelmoija kertoi kerran, että tällä yksinkertaisella strategialla hän on onnistunut pääsemään eroon lukuisista turhista palavereista.
Selvitä palaverin exit-kriteeri (eli tarkoitus)
Jos kyse on tiimin palaverista tai muuten koet, että sinulla on mahdollisuus ottaa ohjat omiin käsiisi, kysy palaverin aluksi sen exit-kriteeri. Ajatus exit-kriteeristä on peräisin Jonas Rajannolta, joka on esitellyt sen Koodarikuiskaajan podcastissa-jaksossa “Huono etäpalaveri on turha, ryhditön ja oletuksia täynnä”.
Exit-kriteeri on siis määritelmä siitä, milloin palaverin voi lopettaa. Missä vaiheessa palaveri on täyttänyt tarkoituksensa?
- “Voimme lopettaa tämän palaverin heti, kun meillä on päätös asiasta X.”
- “Olemme valmiit, kun olemme käyneet läpi nämä viisi asiaa.”
- “Tämä tunti on tarkoitettu kuulumisten vaihtoon ja yleiseen keskusteluun. Lopetamme, kun aika loppuu.”
Toiminta tehostuu, kun palaverilla on jokin selkeä tarkoitus ja se on kaikkien tiedossa. Sekin on hyvä olla kaikkien tiedossa, jos jossain palaverissa ei ole aikomustakaan saada mitään konkreettista aikaan, vaan esimerkiksi ideoida, tutustua, vaihtaa kuulumisia, pohtia näkökulmia, kerätä tietoa tai muuten vain viettää aikaa yhdessä.
Tarjoudu kirjoittamaan palaverimuistio
Tämä ei ehkä ole kaupungin houkuttelevin ehdotus, mutta olisi hyvä, että joku kirjoittaisi palaverimuistion. Jos sitä ei juuri nyt tehdä, tarjoudu ensin tekemään se itse. Kun ihmiset huomaavat, miten hyödyllinen muistio on, voit jatkossa pyytää, että se tehtäisiin vuorotellen.
Pidä muistio lyhyenä. Keskity keräämään tärkeät tiedot, tehdyt päätökset ja sovitut tehtävät. Voit jopa fasilitoida keskustelua hieman muistiota kirjoittaessasi:
- “Kirjoitin tänne nyt, että tehdään asia Y. Sovittiinko me jo, kuka sen tekee tai kenen vastuulla se on?”
- “Sovittiin siis, että tehdään asia Y. Jos avaan sitä tähän muistioon vähän, niin tarkentaisitko vielä, mitä Y käytännössä tarkoittaa?”
- “Kirjoitin ylös, että tehdään asia Y. Pitäisikö tähän lisätä, mihin mennessä sen pitäisi olla valmis?”
On helpompi palata viime kerran asioihin seuraavalla kerralla, kun ne on kirjoitettu muistiin jonnekin.
Ole itse timanttinen palaverien järjestäjä
Jos sinulla on itselläsi ilo ja kunnia kutsua välillä koolle palavereja, erotu eduksesi organisaatiossa tämän muistilistan avulla:
- Voisiko tämä olla sähköposti?
- Mikä palaveri tämä on? Päätöksentekopalaveri, ideointi- tai datankeruupalaveri, ihmisten kuulemispalaveri, tiiminrakennuspalaveri, tilannepäivityspalaveri?
- Mikä on palaverin aihe?
- Mikä on palaverin agenda?
- Mikä on palaverin exit-kriteeri?
- Mikä on pienin määrä ihmisiä, jolla tulemme toimeen tässä palaverissa?
- Miten ihmiset voivat valmistautua palaveriin?
- Miten palaveri taltioidaan ja dokumentoidaan jälkipolville?
Palaveri itsessään voi olla erittäin hyvä tapa hoitaa asioita. Niillä on vain huono maine huonoista palaverikäytännöistä johtuen.
Pelastetaan palaverit!
TL;DR Paranna palaverikulttuuria sisältäpäin
- Selvitä palaverin agenda. Voit kysyä: ”Mikä on minun roolini tässä palaverissa? Mitä minulta odotetaan? Kuinka voin valmistautua?”
- Kysy palaverin exit-kriteeriä: milloin palaveri on täyttänyt tarkoituksensa ja se voidaan lopettaa.
- Tarjoudu kirjoittamaan palaverimuistio, jotta tärkeät tiedot, tehdyt päätökset ja sovitut tehtävät jäävät muistiin.
- Jos aiot kutsua koolle kokouksen, mieti ensin, onko se tarpeen. Jos on, hyödynnä hyviä käytäntöjä.