Vieraskynä: Tunneretro – arvokas lisä tiimin työkalupakkiin

Kuvittelin Tampereen teknillisen yliopiston porteista ulos astellessani, että työelämäni tulisi sisältämään toinen toistaan kiinnostavampien teknisten ongelmien ratkaisemista kursseilla oppimiani työkaluja käyttäen. Kävikin niin, että teknisten ongelmien kimppuun pääseminen vaati aina toinen toistaan kimurantimpien ihmisongelmien ratkaisua ennen kuin teknisistä ongelmista voitiin edes puhua.

Yliopistokursseista on ollut näiden solmujen avaamisessa vähän, tai ei lainkaan hyötyä. Ratkaisukeskeinen insinööri löysikin itsensä enemmänkin ratkaisukeskeisen terapeutin roolista, eikä insinöörikoulutus valmistanut näihin tilanteisiin millään tavalla.

Työlämässä kaikkein arvokkaimmiksi taidoiksi ovatkin siksi osoittautuneet suunnitteluohjelmien syväosaamisen sijasta tunnetaidot. Tämä ei sinällään tullut täysin yllätyksenä, sillä kyllähän tunnetaitojen arvokkuudesta on puhuttu monessa yhteydessä paljon. Näissä puheenvuoroissa ei kuitenkaan riittävällä tarkkuudella kerrottu mitä tunnetaidot ovat, saati sitä miten niitä voi opetella tai soveltaa työelämässä.

Aikani erilaisten ihmis- ja tunnehaasteiden kanssa kompuroituani onnistuin löytämään muutaman työkalun, jotka osoittautuivat riittävän käytännöläheisiksi ja toimiviksi tiimityöhön liittyvien tunnehaasteiden purkamiseksi. Niistä helpoiten omaksuttavissa on uudenlainen retrospektiivitekniikka: tunneretro.

Mikä on (tunne)retro

Alkuun lyhyt kuvaus siitä, mitä retro tarkoittaa ja miksi se on tärkeä osa tiimityötä. Ketterien työtapojen yksi tärkeimmistä periaatteista on tiimityön jatkuva kehittäminen. Kehittämisen ei pitäisi olla yksin esimiehen vastuulla, sillä ilman tiimin aktiivista osallistumista työ ei voi onnistua. Siksi tehokkaat tiimit pysähtyvät säännöllisin väliajoin tarkastelemaan yhdessä mennyttä ajanjaksoa ja pohtimaan miten työtapoja kannattaisi kehittää, jotta mahdollisesti vastaan tulleilta ongelmilta voitaisiin välttyä jatkossa.

Nyrkkisääntönä on, että silloin kun tiimistä tuntuu siltä, että ei missään tapauksessa olisi aikaa pitää retroa, kannattaa pikimmiten pitää retro. Retrotekniikoita on useita erilaisia ja eri tekniikat sopivat eri tilanteisiin. Retron onnistumiseen tarvitaan aina fasilitaattori, jonka vastuulla tapahtuman ajoittaminen ja jaksottaminen on. Suosittelen aiheesta kiinnostuneille lämpimästi Reaktorin järjestämää fasilitoinnin peruskurssia.

Mitään virallista pätevyyttä fasilitaattori ei kuitenkaan tarvitse. Se tyyppi toimistolla, joka tuntuu aina saavan tiimityön kannalta arvokkaita asioita aikaan, osaa kaikella todennäköisyydellä kaikki fasilitointiin tarvittavat taidot. Niistä tärkein on halu yrittää.

Tunneretro on arvokas lisä tiimin työkalupakkiin siksi, että moderni työelämä herättää ihmisissä voimakkaita tunteita silloinkin, kun kulttuuri ei tue tunteiden esiin tuomista tai käsittelyä. Tässä vaiheessa on kuitenkin syytä mainita, että retrotekniikkana tunneretro on yksi haastavimmista. Se vaatii vetäjältään hyvää pelisilmää juuri tunnetaitojen suhteen. Ihmisten valmius ja halukkuus käsitellä tunteita ryhmässä vaihtelee voimakkaasti ja siksi siihen ei missään tapauksessa kannata pakottaa ketään.

Tunteiden näyttäminen tai niistä puhuminen ei ole työelämässä erityisen helppoa. Osittain siksi, että usein työelämässä korostetaan järjen merkitystä tunteiden yli. Tämä luo ympäristön, jossa tunteista puhuminen on vaikeaa, vaikka tarve sille olisikin olemassa.

Asioita mutkistaa sekin, että tunnetaitoja ei varsinaisesti opeteta järjestelmällisesti missään, joten on aivan mahdollista, että tunteiden ilmaisu tuntuu henkilökohtaisesti muutenkin vaikealta. Tunneretro pyrkii sekä luomaan ympäristön, jossa tunteista puhuminen olisi turvallista, mutta toisaalta myös tukemaan tunteiden tunnistamista ja sanoittamista. Juuri tunnistaminen ja sanoittaminen ovat tunnetaitojen ydin.

Miten tunteet rakennetaan?

Tunneretron ensimmäinen vaihe on avata osallistujille sitä, mitä tunteet ovat ja miten ne rakennetaan. Järjestäessäni retroa tiimille, joka ei ole tehnyt tunneretroa aikaisemmin, olen käyttänyt tähän esittelyyn Lisa Feldman Barrettin TED-puhetta.

Mikä tilanne laukaisi tunteen?

Tämän jälkeen jokainen osallistuja kirjoittaa post-it lapuille projektiin liittyviä tapahtumia, jotka ovat herättäneet voimakkaita tunteita. Sellaisia voivat olla, jonkun tavoitteen saavuttaminen, yllättävän ongelman ilmaantuminen, vaikea palaveri tai mikä tahansa yksilöitävissä oleva hetki, joka aiheutti tunnereaktion.

Kokemukseni mukaan tarkastelujakso kannattaa pitää suhteellisen lyhyenä. Kerran kokeilimme purkaa lähes vuoden mittaisen ajanjakson tapahtumia ja vaikka se onnistuikin kohtuullisen hyvin, oli kuitenkin selvää, että tapahtumien muistamisen kannalta on parempi keskittyä maksimissaan kuukauden mittaiseen ajanjaksoon. Tunneretroa voi käyttää myös yksittäisen tunteita herättäneen tapahtuman purkamiseen, jolloin ajanjakso voi olla vaikka yksi päivä.

Mikä tunne tilanteeseen liittyi?

Kun tarkastelujaksolta on löytynyt tapahtumia, jotka herättivät eniten tunteita, tapahtumalappuihin kirjataan mitä tunteita kyseiseen tapahtumaan liittyi. Lisa Barrettin mukaan tunnesanaston laajuus on yksi tärkeimmistä tunnetaitojen mittarista. Mitä tarkemmin osaamme sanoittaa miltä meistä tuntuu ja jopa tunnistaa, mistä tunne lähti rakentumaan, sitä parempi.

Huomasin, että oma tunnesanastoni oli lähtökohtaisesti aika suppea ja siksi etsin tunteiden sanoittamisen tueksi tunnesanastoa. Paras löytämäni sanasto tuli vastaan kirjasta Aivotaidot, josta seuraava sanasto on lainattu. Käyttäen tätä sanastoa tukena, osallistujat kirjoittavat jokaiseen lappuun kaikki ne tunteet, jotka liittyivät lapun tapahtumaan.

Aivotaidot-kirjan Isomäki ja Uusitalo ovat koostaneet tunneympyrän

Lataa kuva itsellesi: PDF

Tämän sanaston avulla osallistujien on vähän helpompi löytää kuvaavia sanoja omille tunteilleen. Sanaston kasvamisen arvo on siinä, että mitä enemmän nyansseja tunnesanastossamme on, sitä paremmin pystymme kommunikoimaan läheistemme kanssa. Pelkästään sanomalla “mulla on paha olla”, ei vielä välity samanlaista merkitystä kuin sanomalla “tunsin itseni laiminlyödyksi.” Kaikkein korkeimmalla tasolla ollaan, jos vielä osaa yhdistää sanoitetun tunteen tilanteeseen, jossa se syntyi.

Kuuntelu ja hyväksyminen

Kun osallistujat ovat kirjoittaneet tapahtumalappuihin kaikki tapahtumaan liittyneet tunteet, jokainen käy vuorollaan läpi aikajärjestyksessä omat lappunsa. Tässä vaiheessa kaikkien muiden tehtävänä on vain kuunnella. Tarkentavien kysymysten esittäminen voi joissain tapauksissa olla sallittua, mutta se voi olla riskialtista.

Oleellista on, että kenenkään tunteita ei kyseenalaisteta. Tämä voi olla vaikeaa, sillä usein tunteisiin liittyy myös muita ihmisiä, jotka saattavat tuntea halua puolustautua kuullessaan heidän toimintansa aiheuttaneen tunteita. Tämän harjoituksen tarkoitus ei ole selvittää kuka oli oikeassa, vaan varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus tulla kuulluksi. Turvallisuudentunteen takia on oleellista myös, että kaikki osallistujat ovat samassa veneessä. Esimies ei voi käskyttää alaisiaan kertomaan tunteistaan ilman, että hän osoittaa myös itse olevansa valmis siihen.

Tätä ei voi alleviivata tarpeeksi

Juuri tästä on kyse kun puhutaan turvallisuudentunteesta, joka on kaiken tiimityön tehokkuuden kannalta välttämätöntä. Turvallisuudentunne ei synny sääntöjä kirjoittamalla. Se syntyy silloin, kun ihmiset uskaltavat hetkeksi laskea suojauksensa ja tulevat sen seurauksena kuulluksi ja hyväksytyksi. Turvallisuudentunne tuhoutuu pysyvästi, mikäli tällaisissa tilanteissa haavoittuvuuden näyttämisestä seuraa turpasauna.

Tunneretron lähtökohtana on aina perustotuus: “kaikki tunteet ovat kokijalleen totta”. Ei ole mahdollista tuntea väärin, mutta on mahdollista että tunteen vallassa toiminta on itselle tai muille haitallista. Tunteita purkaessa tärkeintä on kuitenkin se, että tunne tulee nähdyksi sellaisena kuin se on, ja mikäli tilaisuudessa esitetään kritiikkiä siitä, kuinka joku tunne ei ole toivottava tai sallittu, koko tunneretron yhdistävä vaikutus murenee.

Haasteet

Omista epämiellyttävistä tunteista puhuminen työkontekstissa voi tuntua pelottavalta. Taustalla voi olla useitakin kokemuksia organisaatioista, joissa turvallisuudentunne on ollut vain merkityksetön sana ilman kosketusta todellisuuteen. Tästä johtuen tunneretro voi tuntua liian vaikealta työkalulta, ja joissakin organisaatioissa se saattaa hyvinkin olla sitä.

Aivan kuten mikä tahansa retro, tunne ei tarjoa automaattisesti ratkaisuja tiimityön kiemuroihin. Se ainoastaan lisää tiimin ymmärrystä nykytilasta ja toisistaan ja on tiimistä itsestään kiinni, miten tätä ymmärrystä käytetään oman toiminnan kehittämiseen.

Ensimmäinen tunneretro voi olla riskialtis silloin, jos tiimin taustalla on paljon tukahdutettuja tunteita. Silloin on mahdollista, että tunnekuorma on kasvanut niin isoksi, että sen purkaminen on vaikeaa. Sekään ei kuitenkaan ole mikään peruste olla purkamatta tunteita, koska purkamattomaina tunteet ainoastaan kasvattavat sisäistä painetta, joka purkautuu joka tapauksessa. Jos tunteita ei pureta hallitusti, edessä on joko irtisanoutuminen, räjähdysten sarja tai molemmat.

Työntekijän näkökulmasta tunneretro voi toimia myös happotestinä omalle työpaikalle. Mikäli pinnan alla kytee niin pahoja tulipaloja, että tunneretroon ei uskalleta lähteä lainkaan tai mikäli retro räjähtää toistuvasti käsiin, alkaisin itse miettiä vakavasti työpaikan vaihtamista. Elämä on aivan liian lyhyt myrkyllisissä työkulttuureissä kärsimiseen, joten jos sellainen syystä tai toisesta on käsissä, terveet vaihtoehdot ovat joko tilanteeseen aktiivinen puuttuminen tai työpaikan vaihto. Jokaisen vastuullisen työntekijän ensimmäinen vaihtoehto on tietenkin yrittää selvittää, mistä ongelmat johtuvat, jotta niitä voitaisiin alkaa purkaa. Siihen tunneretro on erinomainen työkalu.

Mahdollisuudet

Kokemukset tähän asti vetämistäni tunneretroista ovat olleet kokonaisuutena erittäin positiivisia osittain juuri riskialttiuden vuoksi. Ainoastaan vaikeat asiat voivat tuntua merkityksellisiltä ja tunneretrossa ollaan nimenomaan vaikeiden ja merkityksellisten asioiden äärellä. Kun ihmiset saavat harvinaisen mahdollisuuden purkaa tuntojaan ja jos he vielä saavat tästä kuulluksi tulemisen kokemuksen, vaikutus on väkevä.

Kännit ravintolassa tiimipäivän muodossa voi joskus toimia tiimiä yhdistävänä kokemuksena, mutta silloin lopputulos on täysin sattumanvarainen. Lisäksi tiimipäivissä on useimmiten kyse ainoastaan ajanvietteestä. Tunneretro pystyy parhaimmillaan luomaan ihmisten välille aidon inhimillisen yhteyden. Sen arvo on dokailuun verrattuna huomattava.

Tunneretron fasilitointi tiivistettynä

Välineet: post-ittejä ja tusseja. Printti tunneympyrästä jokaiselle osallistujalle
Ryhmän koko: Max 10. Pienempi parempi
Aika: 1-2h

  • Fasilitaattori esittelee tunteiden toiminnan perusteet ja avaa missä tunteista puhumisen arvo on. Apuna voi käyttää esim. Lisa Barrettin TED-puhetta. (n. 15 min)
  • Fasilitaattori ohjeistaa osallistujat miettimään tunteita herättäneitä tapahtumia sovitun ajanjakson sisältä. Alle kuukauden ajanjaksot ovat toimivimpia, mutta joissain tapauksissa pidempiäkin voi kannattaa kokeilla. (n. 10 min)
  • Fasilitaattori ohjeistaa osallistujat kirjoittamaan tunneympyrää apuna käyttäen jokaiseen lappuun kaikki tunteet, jotka tapahtumaan liittyivät. (n. 10 min)
  • Jokainen osallistuja käy liimaamassa vuorollaan laput seinälle aikajärjestykseen samalla kertoen jokaisen tapahtuman herättämät tunteet. Muut kuuntelevat. Tärkeintä on hyväksyä jokainen tunne sellaisena kuin se on.
  • Mikäli joku käsitelty tapahtuma on herättänyt osallistujissa ristiriitaisia tunteita, sen kaikki osapuolet voivat tarkentaa omia tunteitaan tapahtumaan liittyen, mutta tässäkään vaiheessa toisten tunteiden tuomitseminen ei ole sallittua. Näissä tilanteissa tärkeintä on varmistaa, että tilanteen osapuolet tulevat kuulluksi. Paras keino varmistaa tämä, on pyytää osapuolia toistamaan omin sanoin mitä tunteita toisessa osapuolessa heräsi. Tämän jälkeen osapuoli, jonka tunteita tässä sanoitetaan voi vielä itse tarkentaa tarvittaessa.
  • Tässä retrossa tavoitteena ei ole ensisijaisesti löytää konkreettisia toimintakohteita vaan varmistua siitä, että kaikki tulevat kuulluksi ja pitää sormi näin paremmin tiimin psykologisen turvallisuuden pulssilla.

Aleksi Lumme

Aleksi Lumme on töölöläinen perheenisä, metsästäjä ja Reaktorilla työskentelevä ajattelija. Hän luotsaa eteenpäin Elements of AI -projektia, kyseenalaistaa työelämän älyttömyyksiä sekä on kirjoittanut pian ilmestyvän kirjan Metsästä – Pyyntionnea ja mielenrauhaa.

Vai mitä mieltä oot?

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *