Tiivistämisellä voidaan viitata moneen asiaan, kuten oman sanoman tiivistämiseen, ison aineiston tiivistämiseen tai ikkunoiden tiivistämiseen. Tässä kontekstissa puhutaan kuitenkin kuuntelemisesta ja siitä, millainen työkalu tiivistäminen on osana aktiivista kuuntelua.
Yksinkertaisesti sanottuna tiivistäminen on toisen kertomuksen palauttamista hänelle takaisin lyhyesti ja omin sanoin. Kuulostaa helpolta, ja tavallaan onkin. Pureudutaan silti hieman syvemmälle: miksi, miten ja mihin tarkoitukseen tiivistämistä käytetään.
Miksi kannattaa tiivistää?
Olipa tavoitteemme keskustelussa mikä tahansa, saavutamme sen sitä todennäköisemmin, mitä taitavammin osaamme kuunnella.
- Haluatko saada toisen kuuntelemaan sinun näkökulmasi?
- Luo ensin toiselle tunne siitä, että ymmärrät hänen näkökulmansa, niin hän on valmiimpi kuuntelemaan sinun näkökulmasi.
- Haluatko ymmärtää, miksi toinen on niin järjetön?
- Aktiivinen kuuntelu auttaa kaivamaan esiin pohjimmaiset ja perimmäiset syyt.
- Haluatko tulla kuulluksi?
- Toisella on paljon enemmän kaistaa kuunnella sinua sen jälkeen, kun häntä on kuunneltu.
- Haluatko neuvotella jonkinlaisen sopimuksen?
- Löydät parhaat argumentit kuuntelemalla ensin, mitä toisella on mielen päällä.
- Haluatko lieventää muutosvastarintaa?
- Vastarinta lievenee lähes itsestään, kun ihmiset saavat ensin olla avoimesti eri mieltä ja heitä ymmärretään.
Mitä tehokkaammin kuuntelemme ja erityisesti kuulemme vastapuolta, sitä todennäköisemmin saavutamme päämäärämme. Eikä riitä, että vain kuulemme, vaan vastapuolen pitäisi myös kokea tulevansa kuulluksi. Kun toinen aidosti kokee, että olemme kuulleet ja ymmärtäneet hänen asiansa niin kuin hän sen tarkoitti, hän on valmis käymään keskustelua, kuuntelemaan muita näkökulmia ja ottamaan vastaan informaatiota.
Tiivistäminen on erittäin tehokas työkalu, kun haluat saada toiselle aikaan kuulluksi tulemisen kokemuksen.
Miten tiivistäminen toimii?
Tiivistäminen alkaa tietenkin kuuntelemisesta. Joko olemme esittäneet kysymyksen tai toinen kertoo muuten vain asiaansa. Kun toinen on päässyt jutussaan tauon kohdalle, on aika tiivistää. Tiivistämisen voi aloittaa esimerkiksi:
- “Hei sopiiko, että mä tarkistan, mitä kuulin? Kerroit, että…”
- “Jos nopeasti tiivistän tähänastisen, niin oliko niin, että…”
- “Ymmärsinkö oikein, että…”
Jos toinen puhuu pitkään eikä taukoa meinaa tulla, toisen voi myös varovaisesti keskeyttää:
- “Hei odota, ennen kuin kerrot lisää, niin saanko tarkistaa, että olen ymmärtänyt tähän asti. Sanoit siis, että…”
- “Hetkinen, haluaisin tiivistää, että kuulinhan sinua oikein. Eli…”
Itse tiivistämisessä on kolme keskeistä komponenttia: tiivistämme toisen kertomusta, valitsemme pääkohdat ja toistamme ne omin sanoin. Kaikilla näillä kolmella komponentilla on tärkeä tarkoitus.
Tiivistä toisen kertomusta
Meillä on paljon pahoja tapoja kuuntelemiseen liittyen. Kuuntelemme vastataksemme, kuuntelemme neuvoaksemme, kuuntelemme ollaksemme eri mieltä ja kuuntelemme löytääksemme todistusaineistoa omalle näkemyksellemme. Tiivistäessäkin nämä pahat tavat saattavat yrittää ottaa ylivallan. Siksi meidän täytyy keskittyä tiivistämään nimenomaan vain ja ainoastaan toisen kertomusta.
Saatamme herkästi yrittää lipsauttaa sekaan omia näkemyksiämme, lisäyksiämme ja tulkintojamme. Tämä ei ole tiivistämistä. Tiivistämisessä pitäydymme vain ja ainoastaan niissä asioissa, jotka toinen juuri on kertonut. Vaikka kuinka tekisi mieli, emme vie keskustelua vielä mihinkään suuntaan. Tämä on keskeistä, jotta kertojalle tulee luottavainen olo ja kokemus siitä, että hän on todella tullut kuulluksi.
Valitse pääkohdat
Pääkohtien valitsemisella on kaksi vaikutusta.
Ensinnäkin kyseessä ei olisi tiivistys, jos toistaisimme kaiken, mitä toinen sanoi. Se olisi työlästä eikä se olisi tarkoituksenmukaistakaan, koska puhuessamme sanomme paljon kaikenlaista ylimääräistä. Pääkohtien poimiminen auttaa meitä pysymään fokuksessa ja viemään keskustelua reippaasti eteenpäin.
Toisaalta pääkohtien valinta myös selvittää, olemmeko yhtä mieltä siitä, mikä juuri nyt on tärkeintä. Jos emme valitse niitä kohtia, joita toinen olisi pitänyt tärkeimpinä, hän yleensä korjaa. Vastapuoli painottaa uudelleen niitä asioita, jotka hänestä olisivat olleet tärkeämpiä. Tämä on hyödyllistä tietoa.
Käytä omia sanoja
Myös omien sanojen käyttö palvelee kahta tarkoitusta.
Yhtäältä omien sanojen käyttö estää papukaija-efektiä, jossa vain mekaanisesti toistamme sen, mitä kuulimme. Osa ihmisistä on erittäin hyviä olemaan kuuntelematta ja silti toistamaan toisen sanomaa lähimuistista. Silloin asiaa ei ole varsinaisesti prosessoitu, se on vain välimuistitettu.
Toisaalta omien sanojen käyttö auttaa myös varmistamaan, että olemme ymmärtäneet oikein. Synonyymit paljastavat, jos olemme liukuneet alkuperäisestä merkityksestä liian kauas. Tällöin kertoja voi taas korjata ja palauttaa meitä takaisin oikeille raiteille.
Lopuksi kysytään usein tarkistava kysymys, kuten:
- “Oliko tämä se, mitä halusit minun kuulevan?”
- “Unohdinko jotain keskeistä?”
- “Kuulinko sinua?”
Tai sitten ollaan vain hiljaa ja odotetaan toisen reaktiota ja vastausta.
Mihin tarkoitukseen tiivistämistä käytetään?
Tiivistämisen tarkoitus on yksinkertaisesti varmistaa, että kuulimme toista kuten hän tarkoitti ja että hän kokee tulleensa kuulluksi. Työkalua voi käyttää missä tahansa keskustelutilanteessa ja moni käyttääkin sitä jo varsin luonnostaan. Tiivistämisestä on tuskin koskaan ainakaan kovin suurta haittaa.
Erityistä hyötyä tiivistämistä on kuitenkin tilanteissa, joissa tunteet ovat pinnassa, aiheesta on erimielisyyttä tai jostain syystä usein ajaudutaan väärinkäsityksiin. Neuvotteluissa ja sovitteluissa tiivistäminen on usein käytetty työkalu. Mitä arempi aihe, sitä tärkeämpää on, että kuulemme tarkasti sen, mitä toinen sanoo, ilman tulkintoja ja väärinkäsityksiä.
Tiivistämistä on helppo kokeilla ja harjoitella. Kun työkalua toistaa riittävästi, siitä tulee täysin luonteva osa omaa kuuntelutaitoa eikä sen käyttämiseen tarvitse enää kiinnittää niin paljon huomiota. Tiivistäminen toimii myös tekstimuotoisessa viestinnässä, joskin siellä sitä käytetään huomattavasti vähemmän.
Tiivistäminen on ammattilaisen taito – olipa kyseessä sitten oman sanoman tiivistäminen, ison aineiston tiivistäminen taikka toisen kertomuksen tiivistäminen kuunnellessa.
TL;DR Tiivistäminen on toisen kertomuksen palauttamista lyhyesti ja omin sanoin
- Saavutamme tavoitteemme keskustelussa sitä todennäköisemmin, mitä taitavammin osaamme kuunnella.
- Kun toinen aidosti kokee, että olemme kuulleet ja ymmärtäneet hänen asiansa, hän on valmis käymään keskustelua, kuuntelemaan muita näkökulmia ja ottamaan vastaan informaatiota.
- Tiivistäminen alkaa kuuntelemisesta. Itse tiivistämisessä on kolme keskeistä komponenttia: tiivistämme toisen kertomusta, valitsemme pääkohdat ja toistamme ne omin sanoin.
- Tiivistämisen tarkoitus on varmistaa, että kuulimme toista kuten hän tarkoitti ja että hän kokee tulleensa kuulluksi.
- Kun harjoittelet tiivistämistä riittävästi, siitä tulee täysin luonteva osa omaa kuuntelutaitoa.