Designing a presentation without the audience in mind is like writing a love letter and addressing it:
“TO WHOM IT MAY CONCERN”
– Ken Haemer
Tämä Haemerin sitaatti jäi mieleeni työpajasta, jonka veti John Zimmer, yhdeksänkertainen puhetaidon Euroopan mestari (Toastmasters) ja TEDx-puhuja. Sitaatti on tärkeä ja nerokas, mutta myös vähän ristiriitainen. Ristiriitainen siinä mielessä, että emme koskaan voi tuntea yleisöämme samalla tavalla kuin voimme tuntea sellaisen ihmisen, jolle kirjoittaisimme rakkauskirjeen.
Sen ei kuitenkaan pidä estää meitä yrittämästä asettua yleisömme kenkiin. Toisinaan tiedämme yleisöstämme enemmän, toisinaan vähemmän. Riippumatta siitä, paljonko tiedämme, meidän on syytä yrittää selvittää, mikä on yleisöllemme tärkeää. Sillä kuten Zimmer on myös sanonut, ellemme tiedä, mikä yleisöämme kiinnostaa, meillä on ongelma.
Puhuja – aihe – yleisö
Zimmer opetti työpajassaan työkalun, jota voi hyödyntää, kun valmistautuu puhumaan yleisölle. Samaa työkalua voi käyttää yhtä hyvin mihin tahansa vaikuttamisviestinnän tilanteeseen. Esimerkiksi kun kirjoittaa esitystä, on matkalla asiakaspalaveriin tai valmistautuu ehdottamaan jotain uutta.
Ensin piirretään kolmio, jonka kulmiin kirjoitetaan sanat puhuja, aihe ja yleisö. Sen jälkeen mietitään näiden kärkien välisiä suhteita.
Puhuja – aihe
Mikä on puhujan suhde käsillä olevaan aiheeseen? Miksi juuri minä puhun tästä aiheesta? Mitä minä tästä tiedän? Millaisen erityisen näkökulman tuon tähän aiheeseen?
Usein keskitymme paljon siihen, tiedänkö varmasti tästä aiheesta eniten, ovatko perusteluni aukottomat tai olenko muuten riittävän pätevä puhumaan asiasta. Etenkin huijarisyndroomasta kärsivät ihmiset saattavat liiaksi jumittua siihen, että onko minulla oikeutta puhua tästä aiheesta.
Tietämisen rinnalla kuitenkin yhtä tärkeä näkökulma on se, miksi tämä aihe on minulle tärkeä ja miksi haluan puhua siitä. Liittyykö siihen jotain minulle henkilökohtaista, mikä tekee aiheesta kiinnostavan? Ehkä osaan kertoa aiheesta mielenkiintoisesti tai ehkä minulla on jokin näkökulma, joka herättää yleisön kiinnostuksen.
Puhuja – yleisö
Mikä on puhujan suhde yleisöön? Mitä tiedän yleisöstä, mitä yleisö tietää minusta? Miksi juuri minä puhun juuri tälle yleisölle?
Puhuja-yleisö-suhteessakin jäämme herkästi miettimään, olenko minä oikea ihminen puhumaan tälle yleisölle. Toki toisinaan voi olla, että viesti otettaisiin paremmin vastaan jonkun toisen kertomana ja siksi tämä pohdinta on tarpeen. Unohdamme kuitenkin, että yleisö ei tarkastele puhujaa pelkästään siitä näkökulmasta, onko hän auktoriteetti tai asian ylin asiantuntija (logos).
Yleisö tutkii myös, onko puhuja hyvä ihminen ja välittääkö hän yleisöstään (ethos). Lisäksi yleisöä kiinnostaa sekin, miten puhuja aiheensa esittää (pathos). Jos puhuja ymmärtää ja haluaa palvella yleisöään, se auttaa jo voittamaan yleisöä puolelleen. Tietäminen on toki tärkeää, mutta se ei aina yksin riitä.
Yleisö – aihe
Mikä on yleisön suhde aiheeseen? Miten yleisö suhtautuu siihen, mitä mieltä yleisö on? Kiinnostaako aihe yleisöä ja miksi sen ehkä kannattaisi kiinnostaa?
Tämä on kolmion sivuista mielestäni kaikkein tärkein. Ehkä se juuri siksi onkin kolmion kantana. Yleisön ja aiheen välinen suhde määrittää sen, miten asioista kannattaa puhua. Jos yleisö on myötämielinen, voimme keskittyä luomaan hurmosta, saamaan aikaan eteenpäin vievää liikettä tai vahvistamaan jo olemassa olevaa. Jos yleisö on vastahankainen, on tehtävänämme houkutella ja taivutella yleisöä puolellemme, vakuuttaa ja vaikuttaa.
Ellemme pysty sanomaan, miksi yleisön pitäisi tästä aiheesta välittää, koko puheenvuoromme pohja putoaa pois. Yleisö ei välitä himppuakaan asiastamme, ellei heillä ole sellainen olo, että tämä on heille tärkeää. Ellei ihminen välitä, hän yleensä lakkaa kuuntelemasta. Siksi emme voi puhua “sille, jota asia koskee”, vaan meidän täytyy opetella puhumaan yleisöllemme heidän ehdoillaan.
Kolmion keskellä on tilaisuus
Zimmerin kolmiossa tarkastellaan siis puhujan, aiheen ja yleisön välistä suhdetta. Näiden näkökulmien tarkastelu auttaa meitä pitämään yleisön mielessämme, kun valmistaudumme esittämään asiaamme vakuuttavasti. On kuitenkin vielä yksi näkökulma, joka on hyvä ottaa huomioon, ja se on tilaisuus.
Mikä on tämän tilaisuuden luonne? Millä tuulella ihmiset ovat? Mitä tapahtuu ennen ja jälkeen puheenvuoron? Paljonko aikaa on ja millainen on tila, jossa asiaani esitän?
Jos yrittää vetää numerontäyteisiä kalvosulkeisia kesäjuhlien esiohjelmana, tuskin saa erityisen innostunutta vastaanottoa. Jos vetää stand-up-show’ta johtoryhmän palaverissa, menee todennäköisesti metsään siinäkin. Sama yleisö saattaa reagoida samaan asiaan ja esitystyyliin hyvin eri tavoin riippuen siitä, missä ollaan ja milloin.
Eli meidän tulee siis miettiä, miksi me puhumme, mistä me puhumme, kenelle me puhumme ja missä tilanteessa me puhumme. Jo lyhytkin pysähdys näiden näkökulmien ääreen parantaa viestintäämme ja lisää onnistumisen todennäköisyyttä merkittävästi.
PS. Jos puhuminen ja esiintyminen kiinnostavat aiheina, suosittelen seuraamaan John Zimmeriä LinkedInissä. Voit myös ladata hänen 50 vinkkiään julkiseen esiintymiseen (pdf).
TL;DR Ilman yleisöä ei ole puhetta
- Yleisö on viestinnän keskiössä. Esitys ilman yleisön huomioimista on kuin rakkauskirje ilman vastaanottajaa.
- Vaikuttava viestintä rakentuu puhujan, aiheen ja yleisön suhteesta.
- Miksi juuri minä puhun juuri tästä aiheesta?
- Miksi juuri minä puhun juuri tälle yleisölle?
- Miksi tämän aiheen pitäisi kiinnostaa juuri tätä yleisöä? (Tämä on näistä kolmesta tärkein.)
- Lisäksi on huomioitava tilaisuuden luonne.
- Näiden näkökulmien lyhytkin pohtiminen parantaa viestintäämme.